È  quanto emerge da una recente ricerca realizzata da ADP, multinazionale americana quotata a New York (più di 9 miliardi di dollari di fatturato e 560mila clienti in tutto il mondo) che si occupa della gestione amministrativa del personale aziendale. Ovvero gestisce in outsourcing gli stipendi, i benefit, le pensioni, gli straordinari, i giorni di malattia, le trasferte dei lavoratori dipendenti. L'outsourcing consente un taglio radicale dei costi, senza considerare che l'utilizzo di strumenti tecnologici più avanzati di quelli che in genere si può permettere una singola piccola media impresa contribuisce al miglioramento del servizio.  In primo luogo, lo studio mette in luce quanto personale le aziende destinano alle attività amministrative:   L'89,3% delle società con 50-99 dipendenti impiega per l'amministrazione del personale al massimo due persone, l'8,9% ne impiega fino 5, a più di 6 vi ricorre l'1,8 per cento delle società. Il 63,9% delle aziende con 100-249 dipendenti affida le attività amministrative a una o due persone, il 31,3 per cento al massimo a 5, e sale a 4,8 la percentuale di quelle che impegnano più di 6 dipendenti. Tra le società con 250-499 dipendenti, il 47,6% ne impiega per le attività aziendali al massimo due, il 45,9% fino a 5 e il restante 6,5% conta su più di 6 persone. Quando le società ricorrono all'esternalizzazione, le attività più delegate sono la gestione dei pagamenti (62,5% delle aziende) e del 770 aziendale (64,2%), nonché gli aspetti legati alla consulenza del lavoro (71,6%). Rimangono invece interne all'azienda a gestione delle presenze (9 volte su 10) e le pratiche per le assunzioni (69,8% dei casi).  Rispetto la gestione dei cedolini paga, l'indagine evidenzia che:   Tra le società con 50-99 dipendenti, è del 34% la percentuale di chi preferisce una gestione interna, magari attraverso un software acquistato o elaborato in azienda. Del restante 66% che si affida a servizi esterni, solo il 13,3% ricorre a una società specializzata in outsourcing; la maggior parte (il 52 %) va da consulenti del lavoro, commercialisti o associazioni di categoria. Il 42,2% delle aziende con 100-249 dipendenti si affida alla gestione interna dei pagamenti. Tra quelle che ricorrono invece all'esternalizzazione, sale al 17% la percentuale delle società che scelgono fornitori specializzati, a scapito di commercialisti e consulenti (40,8%).  Infine, sono poco più di quattro su dieci le aziende con 250-499 dipendenti che esternalizzano i pagamenti (43,9%), ma scendono al 29,6% quelle che ricorrono a fornitori non specializzati. Il 14,3% si affida ad aziende di outsourcing.  Ma quali sono i budget che le pmi mettono a bilancio per le attività amministrative? Mediamente ogni anno sono riservati alla gestione delle presenze 13.000 euro, 24.300 sono spesi per le attività di pagamento dei dipendenti e 15.400 per gli altri servizi.  Infine, è interessante analizzare il diverso atteggiamento delle pmi italiane nei confronti dell'outsourcing evidenziato dallo studio: quasi 4 aziende su 10 (il 39%) possono essere definite 'tecnologiche', il 31% 'outsourcer', il 22% 'ottimizzatrici' e l'8 per cento 'money savers'.  Le 'tecnologiche' sono le società per cui la gestione ad alto contenuto tecnologico (velocità di accesso ai dati, utilizzo del web, integrazione dei sistemi) è la caratteristica che più di ogni altra descrive le loro esigenze. Gestiscono la maggior parte delle attività internamente. L'insoddisfazione, dovuta prevalentemente a problemi tecnici, comporta una maggior propensione a dotarsi di sistemi integrati. Le 'outsourcer' sono prevalentemente aziende con un numero di dipendenti inferiore a 100 e con poche persone impegnate nella gestione degli aspetti amministrativi. Non potendo disporre di un dipartimento risorse umane tipico delle grandi aziende, queste società delegano in misura maggiore le attività amministrative all'esterno. È facile che questa scelta sia dettata dalla necessità di dedicare maggior tempo e risorse alle attività di management. Le 'ottimizzatrici' sono aziende con oltre 100 dipendenti e con un numero ampio di persone impegnate nell'amministrazione del personale. Gestiscono esternamente numerose attività e nella maggior parte dei casi la gestione è a carico dello stesso fornitore. Per queste società la gestione esterna è utile principalmente in presenza di forti carichi di lavoro. Le 'money savers', infine, sono aziende che gestiscono gran parte delle attività internamente e il cui unico elemento guida per le scelte di gestione delle attività amministrative è il contenimento dei costi a brevissimo termine.